Cara Mengirimkan Naskah Lewat E-mail

June 05, 2017

Cara mengirimkan naskah lewat e-mail

Saya kenal seorang redaktur yang melakukan seleksi pertama pemuatan cerpen hanya dengan cara melihat kata pengantar di badan e-mail. Kedengarannya memang tidak adil, tapi percaya atau tidak, cara mengirimkan naskah lewat e-mail sedikit banyak akan menentukan apakah karya kita akan dimuat atau tidak. Ibarat sebuah pertemuan, e-mail yang kita kirimkan adalah impresi pertama. Buruk atau baik kesan yang ditimbulkannya, tentu tergantung kepada kita, si pengirimnya.

Kualitas cerpen, puisi, atau esai yang kita kirimkan kepada redaktur media cetak atau online memang memiliki "suara" sendiri. Tapi, tugas kitalah sebagai pengarang untuk memastikan apakah redaktur yang bersangkutan tertarik untuk membaca atau tidak.

Jadi, apa saja, sih, yang perlu diperhatikan ketika mengirimkan naskah ke media? Mari, saya bahas lebih detail.

Cara Mengirimkan Naskah Lewat E-mail


1.Kata Pengatar di Badan E-mail

Buatlah kata pengantar di badan e-mail, hindari mengirimkan naskah tanpa pengantar sebab membiarkan badan e-mail kosong sama seperti menyelipkan sepucuk surat di bawah pintu seseorang. Iya kalau dianggap surat cinta lalu dibaca, kalau dianggap tagihan atau surat kaleng lalu dibuang? Well, itu alasan nonteknis, alasan teknisnya adalah bahwa setiap e-mail yang masuk atau keluar akan melalui beberapa lapisan pengamanan. E-mail yang hanya berisi lampiran tanpa subjek dan atau tanpa badan e-mail biasanya akan dianggap SPAM. Anda tidak mau, kan, naskah Anda tidak dimuat hanya karena e-mail yang dikirimkan masuk ke folder SPAM dan tidak dibaca oleh redaktur?

Buatlah pengantar yang sopan, formal, jelas, dan singkat. Tidak usah mengarang bebas atau menyelipkan kata-kata mutiara. Percaya sama saya, satu dua kalimat saja cukup, kok.

Contoh:

Kepada Redaktur Tribun Jabar
U.P. Hermawan Aksan
di Bandung

Dengan hormat,

Bersama e-mail ini saya kirimkan cerpen berjudul "Anak-Anak Matahari". Cerpen ini belum pernah dimuat dan tidak sedang dikirimkan ke media mana pun.

Foto untuk profil terlampir. Biodata dan nomor kontak telah saya sertakan di dalam naskah. Terima kasih.

Hormat saya,
Langit Amaravati


Dear Redaktur Cerpen Media Indonesia,

Saya kirimkan dua buah cerpen untuk rubrik "Cerpen". Detail judul sebagai berikut:

  1. Orang-Orang Berbaju Hitam
  2. Bebegig
Kontak:
  • Nama: Langit Amaravati
  • Alamat: Jalan A, Nomor 123, Cimahi
  • Nomor telepon: 0812-3456-789
  • E-mail: contohemail@gmail.com
  • Nomor rekening: BCA, 12345678, a.n. Langit Amaravati
Kedua cerpen yang saya kirimkan belum pernah dimuat dan tidak sedang dikirimkan ke media mana pun. 

Best regards,
~eL

Tip:
  • Tidak semua media menyertakan foto penulis pada saat pemuatan. Jadi, Anda tidak perlu berinisiatif mengirimkan foto ke SEMUA media. 
  • Untuk media seperti Tribun Jabar yang memang menyertakan foto penulis, kirimkan foto terbaik Anda karena kalau tidak, Kang Aksan akan berinisiatif menggunakan foto mana saja yang ada di profil Facebook Anda. 
  • Kirim foto dalam lampiran, bukan di dalam naskah atau di badan e-mail. 
  • Tulis subjek yang relevan, contoh ▶ Cerpen_Anak Matahari (Langit Amaravati)


2.Kirimkan Naskah di Lampiran

Iya, kirimkan naskah di dalam lampiran, bukan di badan e-mail. Redaktur koran kecil saja menerima paling sedikit 20 naskah setiap minggunya. Mereka tidak akan mau repot-repot memindahkan naskah Anda ke file Word. 

Dikirim dalam bentuk file apa? Ms. Word (versi 2003 ke atas) atau rtf. PDF, boleh? Tidak, karena cerpen atau puisi yang akan dimuat harus melalui proses tata letak dulu dan file PDF akan berubah jadi image jika dimasukkan ke software tata letak. Iya, memang bisa diakali, tapi please lah, koran itu terbit setiap hari dan layouter-nya harus bekerja dengan kecepatan dikejar setan, memang kerjaan mereka menata letak cerpen situ doang?

"Tapi, kan saya takut cerpen saya diotak-atik, dicopas, atau diplagiat, Teh. Makanya saya kirim pakai PDF."

Yakali. 😒

3. Data Penulis

Mencantumkan data berupa profil, kontak, dan (terutama) nomor rekening akan mempermudah proses administrasi. Ini akan membantu redaktur, sekretaris redaksi, atau bagian honor, juga membantu diri Anda sendiri. 

Sertakan data di dalam naskah dan atau di badan e-mail. Data yang sebaiknya dicantumkan:
  • Profil
    Profil adalah gambaran diri Anda dalam satu-tiga kalimat. Profil biasanya dicantumkan beserta karya yang dimuat. Buatlah profil yang elegan, tidak perlu narsis akut atau terlalu panjang. Simpan semua riwayat penghargaan kepenulisan Anda, simpan puluhan judul buku antologi, simpan semua hal-hal yang tidak diperlukan. Kalau Anda punya BUKU TUNGGAL (buku yang ditulis oleh Anda sendiri, bukan yang beramai-ramai), boleh disebutkan SATU saja atau satu seri yang paling Anda jagokan.
    Contoh profil:
    - Skylashtar Maryam, cerpenis, blogger, desainer. Penulis kumpulan cerpen Payudara. Tinggal di Cimahi.
    - J.K. Rowling, penulis serial Harry Potter. Tinggal di Sumedang.
    - Abimanyu Wisesa, penyair, blogger, dan ilustrator. Karya lain Abimanyu bisa dilihat di www.abimanyu.com.
  • Kontak dan biodata singkat
    Apa saja yang perlu dicantumkan?
    - Nama asli   ▶ ya
    - Nama pena ▶ ya (jika punya)
    - TTL ▶ jika perlu
    - Alamat ▶ ya
    - E-mail ▶ ya
    - No. HP ▶ ya
    - No. rek ▶ ya
    - Hobi ▶ no
    - Akun medsos ▶ untuk naskah ke koran? No
    - Penghargaan ▶ no
    - Daftar buku antologi ▶ no
    - Daftar karya yang sudah pernah dimuat ▶ NO
Tip:
  • Alamat lengkap diperlukan karena ada beberapa media yang mengirimkan bukti pemuatan.
  • Jika Anda memakai nama pena, nama asli diperlukan untuk kepentingan administrasi, terutama pengiriman honor.
  • Bagaimana jika tidak memiliki nomor rekening bank? Boleh memakai nomor rekening saudara atau teman dekat. Jangan lupa untuk memberikan keterangan bahwa Anda memang menggunakan nomor rekening orang lain.
  • Sertakan nama bank di nomor rekening. Misalnya: BNI, 12345678, atas nama Langit Amaravati.

4. Kelengkapan Naskah

Tergantung ke media mana Anda mengirimkan naskah, kelengkapan yang diminta ini bervariasi. Yang standar, sih, KTP, NPWP, dan foto. Ada pula yang meminta surat pernyataan keaslian naskah.

Kirimkan kelengkapan di dalam lampiran, bukan di badan e-mail. Untuk foto, kirimkan foto dalam resolusi yang cukup besar (minimal 500 KB) agar wajah Anda tidak nge-blur ketika dimuat di media.



5. Kode Etik

Seorang penulis haruslah amatir ketika berkarya, menulis karena cinta, tapi harus profesional ketika berhubungan dengan orang-orang di luar dirinya. Dan seorang penulis profesional harus tahu kode etik pengiriman naskah. 

Sebelum menekan tombol "send", harap perhatikan hal-hal berikut:

  • Hindari salah menyebutkan nama redaktur. Ini kesalahan fatal. Saya pernah mengirimkan cerpen ke koran A, tapi menyebutkan nama redaktur koran B di salam pembuka. Sejak saat itu, cerpen saya tidak pernah dimuat di koran A. Jika Anda tidak tahu nama redaktur korannya, cukup sebutkan nama rubrik atau korannya. 
  • Jangan mengirimkan KARYA YANG SAMA ke berbagai media dalam waktu bersamaan, apalagi jika dikirimkan di e-mail yang sama. Cari mati itu namanya. 
  • Setiap media memiliki masa tunggu yang berbeda-beda, mulai 1 minggu sampai 3 bulan. Semakin besar medianya, biasanya semakin lama pula masa tunggunya. Jadi, jika misalnya setelah 3 bulan karya Anda tidak dimuat, kirim e-mail penarikan naskah baru kirimkan ke media lainnya. Ini untuk mengindari pemuatan ganda. 
  • Have I told you about plagiarism? Iya, jangan pernah mencoba untuk mengirimkan karya hasil plagiat. FYI, honornya tidak seberapa, tapi sanksi sosialnya bisa membuat karier kepenulisan Anda hancur seketika. Barangkali saja Anda bisa lolos dari pindaian satu redaktur koran, tapi ada jutaan pembaca yang siap membantai karya hasil plagiat Anda.
  • Alamat e-mail. Pastikan alamat e-mail ditulis dengan benar. FYI, setiap media biasanya menggunakan alamat e-mail yang berbeda untuk penerimaan karya. 

Barangkali Anda bertanya apakah boleh mengirimkan naskah dalam bentuk print out? Beberapa media seperti Bali Post masih menerima karya dengan cara konvensional, tapi setahu saya media lain hanya menerima karya via e-mail. Kalau naskah buku? Itu hal yang berbeda dan akan kita bahas di blog post lainnya. 

Demikian obrolan kita kali ini, semoga bermanfaat. Oh ya, setelah Anda menekan tombol "send", lupakan lalu buat karya baru. Dimuat atau tidak, biarkan karya Anda bertemu takdirnya sendiri. 

Salam,
~eL

You Might Also Like

0 comments

Reading List

The 100-Year-Old Man Who Climbed Out of the Window and Disappeared
The Hollow Boy - Pemuda Berongga
The Racketeer - Pengacara Penipu
User Generated Content (UGC) & Pengaruhnya Terhadap Trafik
O
Kedai 1001 Mimpi: Kisah Nyata Seorang Penulis yang Menjadi TKI
Inteligensi Embun Pagi
Negeri Para Roh
The Whispering Skull - Tengkorak Berbisik
Misteri Patung Garam
Di Bawah Pohon Sycamore - Sycamore Row
The Black Echo - Gema Hitam
The Ring of Solomon [Cincin Solomon]
Mitologi Yunani
Sirah Nabawiyah
Seperti Dendam, Rindu Harus Dibayar Tuntas
Prey - Mangsa
Gelombang


Langit Amaravati's favorite books »

Currently Reading

Tipografi dalam Desain Grafis
Klub Solidaritas Suami Hilang: Cerpen Pilihan KOMPAS 2013
Bulan Celurit Api
Kepada Kematian
Gado-Gado Kalibata: Kumpulan Kolom GATRA
The Other Voice - Suara Lain
Seratus Tahun Kesunyian
Milana: Perempuan yang Menunggu Senja
The Alchemist


Langit Amaravati's favorite books »

Reading Challenge

2017 Reading Challenge

2017 Reading Challenge
Langit has read 3 books toward their goal of 30 books.
hide